Apakah kalian pernah mengenal istilah CBIS? Mungkin bagi sebagian orang di bidang teknologi khususnya komputer sudah tidak asing lagi dengan istilah ini. Namun mungkin ada juga yang belum pernah mendengarnya. Maka dari itu, pada ponstingan kali ini akan dibahas secara ringkas mengenai dasar CBIS, evolusinya, serta ruang lingkup dari CBIS itu sendiri.
CBIS Secara General
CBIS
atau Computer Based Information System, mengandung arti bahwa
komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi,
meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang
tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya
dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi
komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer
based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka
disebut “Computer Based Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.
CBIS
ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan
organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan
hasil yang maksimal dalam proses yang optimal. Salah satu bidang yang sering
menggunakan CBIS dalam kerjanya adalah manajemen. Terdapat lima hal pokok
yang merupakan manfaat dari sistem informasi dalam pengendalian manajemen organisasi, adalah:
- Penghematan
waktu (time saving)
- Penghematan
biaya (cost saving)
- Peningkatan
efektifitas (effectiveness)
- Pengembangan
teknologi (technology development)
- Pengembangan
personil akuntansi (accounting staff development)
- Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data.
- Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
- Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehinga mudah diakses pengguna sistem informasi.
- Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
- Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, yang meliputi manajer, analis, programmer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data,
informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan
masing-masing istilah tersebut :
- Data : merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
- Informasi : merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
- Sistem : merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.
- Berbasis komputer : “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Evolusi CBIS
Usaha penerapan
komputer di berbagai bidang semakin maju sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan telekomunikasi. Begitu juga pada CBIS yang mengalami
perkembangan, berikut penjelasannya.
Fokus awal pada Data (Electronic
Data Processing – EDP)
EDP/Electronic
Data Processing (Pemrosesan data elektronik) adalah metode dalam suatu
pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP
melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis
dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data
elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang
(inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket
pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis
layanan, dll.
Karakteristik sistem EDP adalah
konsistensi pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik
(yang rentan manipulasi), sehingga audit EDP berfokus pada kelayakan
pengendalian sistemnya (control).
Fokus baru pada Informasi (Management Information System – MIS)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing grup yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat karyawan.
Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Fokus sekarang pada Komunikasi (Office Automation - OA)
Official automation, kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang – orang di dalam maupun diluar perusahaan. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, faximile transmission, dan desktop publishing. Berikut ini merupakan tujuan dari office automation.
- Menghindari biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja
- Pemecahan masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
- Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Fokus potensial pada Konsultasi (Expert System – AI/ES)
Sistem pakar (expert system) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar di dalam sistem ini digunakan sebagi dasar oleh Sistem Pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi).
Kepakaran (expertise) adalah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian pelatihan, membaca, dan pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil keputusan secara lebih baik dan lebih cepat daripada non-pakar dalam memecahkan problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top memiliki pengetahuan lebih banyak daripada pakar yunior. Tujuan Sistem Pakar adalah untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang lain (yang bukan pakar).
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.